Manuel de sécurité des utilisateurs de véhicules utilitaires

Module 7 - Programme de sécurité, tenue de dossier et dossier de sécurité du conducteur

Vue d'ensemble

Ce guide rédigé par la Direction de la sécurité des transporteurs et de l’application des lois du ministère des Transports de l’Ontario a pour but d’aider les entreprises de transport en camion et en autobus (utilisateurs de véhicules utilitaires) à fonctionner de manière sécuritaire et conformément aux règlements qui régissent la conduite routière et à s’assurer qu’elles le font. L’Ontario, les autres provinces et territoires, le gouvernement du Canada et l’industrie du transport ont formulé des règles et des règlements visant à réduire le nombre et la gravité des collisions. Chaque palier de gouvernement s’est inspiré des normes du Code de la route pour rédiger sa propre législation en matière de sécurité des transports. Cette approche favorise l’uniformité dans l’ensemble du pays et contribue à assurer la pérennité et la durabilité de l’industrie des transports.

Ce guide s’applique aux utilisateurs de véhicules utilitaires de l’Ontario suivants :

  • Des camions, des tracteurs ou des remorques, ou une combinaison de ces véhicules, qui ont un poids brut enregistré ou un poids réel supérieur à 4 500 kilogrammes
  • Les dépanneuses, quel que soit le poids brut enregistré ou le poids réel
  • Des autobus conçus pour transporter 10 passagers ou plus, à l’exclusion du conducteur
  • Des véhicules accessibles et des véhicules de transport scolaire, selon l’utilisation

Le guide comprend plusieurs modules, dont chacun aborde un sujet précis. Pour connaître toutes les exigences de conformité, nous vous recommandons de vous procurer le guide au complet. Si vous avez l’intention d’utiliser certaines parties de ce guide seulement (par exemple, le module 1, « Démarrage d’une entreprise »), nous vous recommandons de vous procurer également les modules « Introduction » et « Immatriculation des utilisateurs de véhicules utilitaires ».

Cet ouvrage est conçu comme un guide et n’est pas censé remplacer les statuts et les règlements pertinents. On y trouve certaines dispositions légales importantes, mais non une description exhaustive de toutes les lois en vigueur.

Programme de sécurité - Objectifs d'apprentissage

Après avoir parcouru ce module, vous serez en mesure de :

  • reconnaître les meilleures pratiques en matière de tenue de dossiers et d’élaboration d’un programme de sécurité;
  • comprendre les avantages de la mise en œuvre d’un programme de sécurité;
  • reconnaître les composantes recommandées d’un programme de sécurité;
  • mettre au point les politiques de votre entreprise qui pourraient être intégrées à votre propre programme de sécurité;
  • comprendre l’importance et les avantages de processus précis et transparents d’embauche, d’orientation et de formation;
  • mettre sur pied une méthode efficace de tenue de dossiers;
  • décrire les éléments obligatoirement inclus dans le dossier d’un conducteur;
  • comprendre quelles données méritent analyse ainsi que la façon appropriée de les traiter pour assurer le maintien et l’efficience d’un programme de sécurité.

Il est entendu que tous les transporteurs n’ont pas nécessairement d’employés. Le présent module pourra servir de guide à ceux qui en ont ainsi qu’aux propriétaires exploitants qui envisagent une croissance future de leur entreprise.

Programme de sécurité

En Ontario, les transporteurs ne sont liés par aucune obligation légale d’élaborer et d’appliquer des programmes de sécurité dans leurs entreprises en vertu du Code de la route. Cependant, la mise en œuvre de tels programmes pour assurer l’utilisation et l’exploitation sécuritaires des véhicules utilitaires est considérée comme une bonne pratique.

Pourquoi est-ce une bonne pratique?

Un programme de sécurité assure les gestionnaires d’entreprises qu’ils disposent de toutes les informations requises pour prendre des décisions éclairées en regard des mesures à prendre pour garantir la sécurité des conditions de travail de tous les transporteurs et de leurs employés tout en sensibilisant ces derniers à l’importance de la conformité aux normes de sécurité routière. Un bon programme de sécurité contribue à la réduction des dommages matériels et, ce qui est encore plus important, à la prévention des blessures et des décès. Il peut aussi constituer une ressource pour les employés qui souhaitent connaître et comprendre leurs droits et leurs responsabilités.

D’autres législations, telles que la Loi sur la santé et la sécurité au travail peuvent inclure des exigences concernant les composantes requises des programmes de sécurité. Pour en apprendre davantage à ce sujet, vous pouvez consulter les sites Web suivants :
Loi sur la santé et la sécurité au travail
Ministère du Travail de l’Ontario
Santé Canada

À qui est destiné un programme de sécurité?

Un programme de sécurité devrait viser tous les employés (toutes fonctions confondues) d’une entreprise de camionnage ou de transport par autobus, incluant, entre autres :

  • les conducteurs à temps plein, à temps partiel et temporaires de véhicules réglementés;
  • les dirigeants des conducteurs, les agents de sécurité et le personnel d’entretien;
  • les membres du personnel administratif qui assument des fonctions liées à la sécurité;
  • les employés chargés de la réparation et du ravitaillement en carburant des véhicules;
  • les agents de sécurité.

Diligence raisonnable

La diligence raisonnable – souvent invoquée en cour par les représentants de la défense – est le soin apporté à l’établissement et à la mise en œuvre de mesures raisonnables de précaution afin de prévenir les infractions et les accidents. Par conséquent, lors de l’élaboration et de la mise en application d’un programme de sécurité, vous devez connaître vos responsabilités vis-à-vis de la loi, établir des politiques et des procédures, et tenir des dossiers faisant foi du fait que vous avez pleinement assumé toutes vos responsabilités. L’invocation de l’ignorance de la loi n’est pas une défense admissible devant la cour.

Voici une liste non exhaustive d’éléments dont un transporteur doit tenir compte pour s’assurer qu’il fait preuve de diligence raisonnable :

  • connaissance des lois et des règlements, et vérification régulière des changements qui y sont éventuellement apportés;
  • embauche de personnel qualifié;
  • production de documentation permettant au personnel directement concerné par les questions de sécurité ainsi qu’à tout le personnel de connaître leurs responsabilités (p. ex., contenu requis des journaux de bord ou procédures d’urgence);
  • formation du personnel relative aux obligations légales, aux politiques de l’entreprise, aux procédures, aux règles, etc.;
  • surveillance des systèmes internes de sécurité afin de s’assurer qu’ils sont conformes aux politiques écrites et aux exigences légales;
  • communication au personnel de toute modification des lois ou des politiques de l’entreprise;
  • le cas échéant, application de mesures disciplinaires et consignation de ces mesures dans des dossiers conçus à cet effet;
  • tenue de dossiers faisant foi de l’établissement et de la mise en œuvre d’un programme de sécurité (p. ex., politiques écrites et compte-rendu d’activités de formation).

La diligence raisonnable exige que toutes les politiques, procédures et activités appropriées aient été mises en place avant que surviennent les accidents ou les infractions.

Éléments d'un programme de sécurité

Un programme de sécurité est un document écrit dans lequel sont expliquées les mesures de sécurité en vigueur dans l’entreprise d’un transporteur ainsi que les attentes de ce dernier en cette matière. Un programme doit être adapté à la réalité de l’entreprise afin de tenir compte de tous les facteurs qui peuvent y avoir une incidence sur la sécurité.

Il est recommandé qu’un programme de sécurité tienne minimalement compte des éléments suivants :

  • limites de vitesse, port de la ceinture de sécurité, consommation de drogues et d’alcool, conduite préventive, gestion de la fatigue, arrimage de la charge et ravitaillement en carburant;
  • consignation des renseignements requis dans les documents appropriés, tels que les lettres de transports ou les feuilles de temps, les manifestes, les documents relatifs aux matières dangereuses, les relevés des heures de service, les fiches journalières des conducteurs, les rapports d’inspection quotidienne et les bulletins de pesage;
  • politiques stipulant que l’on attend des conducteurs qu’ils respectent la loi, ainsi que politiques et procédures concernant la formation, les responsabilités, le comportement et la discipline des conducteurs;
  • accessibilité aux modes d’emploi de tout l’équipement de sécurité fourni, incluant les drapeaux de signalisation, les feux de détresse, les extincteurs, les lunettes et les casques de protection;
  • formation des employés aux lois relatives à la sécurité et à leur application;
  • programme d’évaluation continue des aptitudes à la conduite des employés;
  • conservation des dossiers complets de tous les conducteurs;
  • politiques garantissant que les conducteurs possèdent les qualifications requises pour conduire les véhicules qui leur sont assignés.

La communication est la clé du succès de tout programme de sécurité. Un système devrait être mis en place afin de s’assurer que :

  • les membres de l’administration connaissent tous les risques qui peuvent affecter l’entreprise, de sorte qu’ils soient prêts à intervenir si des problèmes surviennent;
  • les éléments pertinents, tels que les sessions de formation, les incidents, les accidents, les infractions, etc., sont documentés;
  • des systèmes de rappel sont mis en place pour contrôler des éléments tels que les inspections annuelles, les dates d’expiration des permis de conduire, les résumés et les calendriers des conducteurs (pour les travaux d’entretien préventif, les futures sessions de formation, etc.);
  • les employés bénéficient d’une formation et les personnes chargées de cette formation ont les qualifications requises pour le faire;
  • ayant bénéficié d’une formation, les employés savent ce qu’ils doivent faire pour satisfaire aux exigences énoncées dans le programme de sécurité.

Rédaction d'un programme de sécurité

Bien que cela ne soit pas obligatoire, il est bien de produire une version écrite d’un programme de sécurité. Lors de l’élaboration de votre plan, prenez en considération les éléments déjà mentionnés ainsi que ceux qui suivront ci-dessous. Vous pourriez vouloir y inclure une déclaration de principe, des procédures, des exigences en matière de formation, une méthode d’enregistrement des données, des critères et une procédure d’évaluation, et les conséquences du non-respect des directives.

Politiques, procédures et pratiques

Dans une entreprise, les politiques et les procédures servent à guider les employés d’une entreprise dans leurs décisions. Ces derniers devraient pouvoir consulter ces documents dans différentes circonstances. Chaque transporteur devrait dresser la liste des situations potentiellement dangereuses et indiquer pour chacune les mesures à prendre. Par exemple, un document de politiques et procédures en cas de d’incendie mineur dans un terminal ou un véhicule permettra au personnel de savoir comment agir dans une telle situation. Par ailleurs, une formation des employés à l’utilisation des extincteurs portatifs leur procurerait l’adresse et la confiance requises pour gérer cette situation en toute sécurité.

Formation

En vertu de la Loi sur la santé et la sécurité au travail, les employeurs sont dans l’obligation légale de s’assurer que leurs employés sont convenablement formés à leurs affectations respectives. Suite à leur embauche, offrez une formation à tous les employés, suivie de formations d’appoint au besoin, pour vous assurer qu’ils seront aptes à assumer leurs responsabilités avec efficacité et en toute sécurité.

Consignez dans les dossiers des employés toutes les sessions de formation auxquelles ils ont participé.

Évaluation

Le transporteur devrait établir des procédures d’évaluation pour toutes les tâches potentiellement dangereuses. Par exemple, la vérification régulière de l’exhaustivité et de l’exactitude des fiches journalières des conducteurs peut faire partie des procédures systématiques d’évaluation.

Application du programme de sécurité et mesures disciplinaires

Le transporteur devrait notifier clairement les conséquences éventuelles du non-respect des politiques et procédures établies, ou du refus de s’y conformer. La rigueur du suivi et, le cas échéant, la sévérité des mesures disciplinaires devraient être progressive et figurer au dossier de l’employé concerné.

Composantes d'un programme intégral de sécurité

Dans votre programme de sécurité, vous devriez tenir compte de tous les éléments présentés ci-dessous.

Processus d'embauche

Les conducteurs peuvent représenter l’atout le plus précieux d’un transporteur – ou son point le plus faible. Vous devriez accorder beaucoup d’importance à l’attraction, à la formation et à la rétention de conducteurs hautement qualifiés. L’embauche sélective de conducteurs qualifiés, respectueux de la sécurité et dont le comportement irréprochable cadre avec le profil d’une entreprise contribue à minimiser le roulement de personnel et les coûts de formation.

Les conseils suivants ont pour but de vous aider à instaurer un processus d’embauche efficient :

  • Affectez une personne à la supervision de l’embauche de nouveaux conducteurs.
  • Songez à établir une politique d’avancement au sein de l’entreprise. Cela aide certaines entreprises à renforcer la loyauté et l’esprit d’équipe de leurs employés en permettant à ceux que cela intéresse de convoiter le passage graduel du quai de chargement à d’autres fonctions, pouvant aller jusqu’à un emploi de conducteur.
  • Réfléchissez à votre stratégie de recrutement de nouveaux conducteurs. Vous pouvez demander à vos employés de vous recommander des candidats, mais dans les cas où vous publiez des offres d’emploi, mettez l’accent sur la rigueur des normes en vigueur dans votre entreprise, ainsi que sur vos exigences en matière de sécurité et vos pratiques particulières d’embauche.
  • Recherchez avant tout des candidats qui affichent une attitude positive et des capacités d’apprentissage, et enfin, une expérience pertinente. Il est beaucoup plus facile de former un nouveau conducteur motivé que de corriger l’attitude inadéquate d’un conducteur expérimenté.
  • Un minimum d’expérience peut toutefois être requis pour les nouvelles recrues, selon la nature des tâches qui leur seront confiées. Par exemple, vous devez prendre en considération le type d’équipement qu’un candidat sera appelé à utiliser. Le cas échéant, vous pourriez soumettre une nouvelle recrue à une période d’essai pendant laquelle des tâches lui seraient assignées au terminal ou au quai de chargement.
  • Établissez un seuil raisonnable d’infractions et d’accidents que les nouvelles recrues ne devront pas dépasser. Pour ce faire, vous devrez vous demander si ce seuil ne s’applique qu’aux accidents évitables ou à tous les accidents. N’embauchez pas un candidat qui a déjà franchi ce seuil.
  • Menez vous-même des entrevues afin d’évaluer l’attitude des candidats ainsi que leur niveau de littératie et leur compétence linguistique. Dans le processus entourant l’entrevue, prenez en considération les éléments suivants :
    • Informez-vous de la cause de toute période d’inactivité professionnelle indiquée dans le curriculum vitæ d’un conducteur.
    • Ayez recours à un second intervieweur pour corroborer votre évaluation du potentiel et des aptitudes d’un candidat.
    • Donnez suite à l’entrevue en contactant les personnes citées comme référence et d’anciens employeurs.
    • Soyez attentif aux qualités manifestées par un candidat pendant une entrevue, notamment le comportement, le professionnalisme, l’ouverture au changement et l’esprit d’équipe. Vous voulez embaucher un candidat dont le profil s’harmonise avec celui de votre entreprise.
    • Si un candidat a travaillé pour de nombreuses entreprises, assurez-vous de découvrir pourquoi. Évitez d’embaucher des conducteurs dont le rendement s’est avéré problématique dans le passé.
    • Évaluez le rendement financier antérieur des exploitants propriétaires qui posent leur candidature. Un bon rendement est indicateur du professionnalisme d’un conducteur et de sa fiabilité à long terme en matière de sécurité.
    • Examinez un résumé actuel du conducteur afin de vérifier si ses antécédents sont compatibles avec vos critères d’embauche.
  • Ayez recours aux services d’un conducteur expérimenté pour évaluer la conduite de toute nouvelle recrue potentielle. Un test approfondi devrait notamment permettre d’évaluer la conduite sur des autoroutes à deux et à quatre voies et en milieu urbain, ainsi que la marche arrière et le stationnement. Devraient également être pris en compte les changements de vitesse, les virages, l’utilisation des rétroviseurs, la vitesse et l’attention générale. Prévoyez un examen écrit et un examen pratique afin d’évaluer les habiletés et les connaissances d’un candidat.
  • Lors de l’embauche de délégués à la sécurité, de comptables, de répartiteurs, de mécaniciens, de débardeurs et de toute autre catégorie d’employés, recherchez des candidats qui affichent une attitude positive et adoptez un processus d’embauche similaire à celui que vous adoptez pour l’embauche de conducteurs.
  • Soyez honnête avec les candidats. Expliquez-leur clairement vos attentes et évitez de leur promettre des avantages et des compensations que vous serez ensuite incapable de leur offrir.

Orientation

L’orientation fait partie de la formation des employés. L’objectif d’un programme d’orientation est de familiariser les nouveaux employés avec leur travail et l’entreprise, incluant les politiques et procédures en vigueur dans l’entreprise.

Un conducteur expérimenté devrait participer à l’orientation des nouveaux conducteurs. Assurez-vous que le conducteur expérimenté a bénéficié d’une formation adéquate pour encadrer les conducteurs en orientation. Vous pourriez dresser une liste des « Choses à faire » et des « Choses à ne pas faire », et l’utiliser dans le cadre de votre programme d’orientation afin de vous assurer que tous les candidats auront droit à une orientation équivalente.

Envisagez la possibilité que les nouveaux conducteurs soient accompagnés par des conducteurs expérimentés pendant une période donnée. Le cas échéant, assignez la tâche d’accompagnement à des conducteurs expérimentés qui adhèrent à la philosophie et aux objectifs de l’entreprise, et dont les fiches de sécurité sont impeccables.

Si votre entreprise exploite des véhicules de configurations variées, affectez les nouveaux conducteurs à la conduite des plus conviviaux et faites-les passer progressivement à des véhicules dont l’équipement est plus spécialisé, au fur et à mesure qu’ils acquièrent de l’expérience.

Les employés expérimentés des autres secteurs de votre entreprise peuvent collaborer à l’orientation des nouvelles recrues dans leurs domaines respectifs.

Éléments de la formation au programme de sécurité

À l’occasion de sessions de formation ou de réunions portant sur la sécurité, la bonne pratique est de tenir un dossier dans lequel figurent le type de formation offerte, les noms des participants et les résultats obtenus, de pair avec un système qui permet de récupérer au besoin tous ces renseignements à une date ultérieure. Sélectionnez avec soin les programmes de formation et les instructeurs pour vous assurer que la formation est adaptée à l’équipement que vous utilisez vraiment et donne les résultats escomptés.

Il est important d’être cohérent et d’offrir la même formation à tout le personnel. Les thèmes d’intérêt général énumérés ci-dessous devraient être abordés lors de la formation :

  • Équipement de sécurité
  • Arrimage de la charge
  • Utilisation et conduite sécuritaire des véhicules
  • Heures de service
  • Entretien des véhicules
  • Code canadien de sécurité (CCS)
  • Programme de sécurité de l’entreprise
  • Lois relatives aux transports
  • Loi sur la santé et la sécurité au travail

Dossier de sécurité du conducteur

Les transporteurs assujettis au Règlement 555/06 (Heures de service) du Code de la route sont tenus de surveiller leurs conducteurs et de veiller à ce qu’ils se conforment aux exigences ainsi réglementées. Ils sont également tenus de documenter les mesures correctives prises à la suite de toute violation de ces exigences.

Éléments à porter au dossier de sécurité du conducteur

La liste suivante comprend des documents qu’il est recommandé d’inclure dans le dossier de tout employé autorisé à conduire les véhicules exploités par un transporteur, de même que des documents qui seront exigés et pondérés lors d’une vérification en entreprise menée par le ministère des Transports :

  • formulaire de demande de permis dûment rempli;
  • relevé des antécédents professionnels (trois dernières années);
  • résumé du conducteur produit à l’intérieur des 30 jours suivant l’embauche et à tous les 12 mois par la suite;
  • relevé de toutes les infractions et de toutes les pénalités administratives imposées à la suite de violations des lois provinciales et fédérales relatives à l’utilisation de véhicules utilitaires;
  • rapports de tous les accidents impliquant quelque véhicule automobile que ce soit;
  • documents relatifs à toutes les formations suivies, incluant un certificat de formation sur les matières dangereuses, les relevés des heures de service, etc.;
  • certificat médical valide (une source indirecte d’information, telle que le résumé du dossier d’un conducteur ou le permis d’un transporteur, peut être acceptable).

Le transporteur se base sur ces informations, de pair avec le résultat de la formation et des tests, pour déterminer si un conducteur est apte à conduire ses véhicules. Tous les conducteurs à temps plein et à temps partiel devraient être soumis à cette évaluation, de même que tous les autres employés qui pourraient être appelés à conduire dans le cadre de leurs fonctions. Le transporteur devrait également s’assurer que des dossiers similaires soient tenus par les agences de placement auxquelles il a recours.

Autres procédures recommandées

  • Planifiez une évaluation annuelle de tous les conducteurs et, à cette occasion, assurez-vous de reconnaître leur bon rendement ou de leur signaler les aspects de leur performance qu’ils pourraient améliorer.
  • Mettez en place un système de rappel des échéances à respecter pour la mise à jour des dossiers et de la formation.
  • Obtenez et examinez tous les trois mois les résumés des conducteurs.
  • Obtenez et examinez tous les un à six mois le profil du transporteur.

Dossier de qualifications du conducteur

Le ministère des Transports recommande aux transporteurs de tenir des dossiers individuels de qualifications pour tous les conducteurs à son emploi. Une liste de vérification des documents exigés et recommandés peut être apposée à la couverture de chaque dossier afin d’en faciliter la mise à jour par le transporteur. La tenue de ces dossiers a pour but de s’assurer que chaque conducteur demeure qualifié pour la conduite de véhicules utilitaires. Un dossier de qualifications devrait minimalement inclure les éléments suivants :

  • formulaire de demande d’emploi et antécédents professionnels;
  • dossiers et rapports relatifs aux accidents et aux infractions;
  • dossier du conducteur (résumé);
  • évaluation annuelle des aptitudes à la conduite du conducteur;
  • mesures disciplinaires correctives;
  • certificats de formation sur les matières dangereuses;
  • dossier de formation du conducteur.
  1. Formulaire de demande d’emploi et antécédents professionnels

    Transporteur

    Il est suggéré d’inclure dans le dossier de qualifications de chaque conducteur son formulaire de demande d’emploi dûment rempli ainsi qu’un relevé exhaustif de ses antécédents professionnels couvrant au moins les trois années précédant immédiatement son entrée en fonction dans l’entreprise du transporteur.

  2. Divulgation de permis de conduire uniques

    Conducteur

    En aucun temps, un conducteur n’est autorisé à détenir plus d’un permis de conduire délivré par une autorité donnée. Pour être embauché par un transporteur, le conducteur doit divulguer les noms de chaque province ou territoire du Canada ou de chaque État, district ou territoire des États-Unis dans lesquels il a obtenu des permis; la catégorie de chacun de ces permis; la suspension ou la non-suspension de certains de ces permis; et le nom du conducteur qui figure sur chacun de ces permis. De plus, pendant toute la durée de son emploi au service d’un transporteur, le conducteur est tenu de divulguer sans délai à ce dernier toute suspension ou annulation d’un permis ainsi que toute modification de catégorie de permis ou interdiction de détenir un permis dans un territoire donné.

    Transporteur

    Le transporteur doit s’assurer que les véhicules utilisés par les conducteurs à son emploi sont conformes à la catégorie de permis qu’ils détiennent ainsi qu’aux restrictions et autorisations afférentes à leur permis.

  3. Divulgation des accidents – élément pondéré d’une vérification en entreprise

    Conducteur

    Un conducteur de véhicules utilitaires employé par un transporteur doit immédiatement transmettre à ce dernier un rapport écrit détaillé de toutes les circonstances entourant un accident lors duquel :

    a. personne n’a été blessé;
    b. personne n’est décédé;
    c. le coût apparent de réparation des dommages matériels était inférieur à 2000 $.

    Tous les autres accidents doivent également être signalés à un agent de la paix.

    Transporteur

    Lorsqu’un conducteur signale un accident à son transporteur, ce dernier doit ajouter cette information au dossier de qualifications du conducteur.

    Un conducteur à l’emploi d’un transporteur doit signaler à ce dernier tous les accidents dans lesquels il a été impliqué, qu’il ait été au volant de son véhicule privé ou d’un véhicule appartenant au transporteur.

    Le transporteur devrait tenir des dossiers relatifs à tous les accidents et aux évaluations des aptitudes de conduite des conducteurs. Le cas échéant, le transporteur doit prendre les mesures correctives qui s’imposent.

  4. Divulgation des infractions – élément pondéré d’une vérification en entreprise

    Conducteur

    Un conducteur de véhicules utilitaires employé par un transporteur doit signaler à ce dernier toute déclaration de culpabilité délivrée à son encontre alors qu’il conduisait un véhicule automobile. Il doit le faire par écrit au moment où lui est notifiée la déclaration de culpabilité.

    Transporteur

    Lorsqu’un conducteur signale une déclaration de culpabilité à son transporteur, ce dernier doit ajouter son rapport à son dossier actuel (année courante) et, le cas échéant, conserver tous les rapports de déclaration de culpabilité pendant quatre ans. Le transporteur devrait analyser chaque infraction et consigner toutes les mesures correctives mises en application.

  5. Résumé du conducteur – élément pondéré d’une vérification en entreprise

    Conducteur

    Chaque conducteur doit être tenu de fournir son résumé actuel ou de signer un formulaire qui autorise le transporteur à se procurer son résumé

    Transporteur

    Le transporteur devrait obtenir le résumé d’un conducteur à l’intérieur des 30 jours suivant l’entrée en fonction du conducteur, puis au moins une fois l’an. Le transporteur devrait mettre en place un système interne de suivi afin de s’assurer l’obtention de tous les résumés requis.

  6. Évaluation annuelle des aptitudes à la conduite

    Transporteur

    Avant d’embaucher un conducteur, de même qu’une fois par année, le transporteur doit évaluer le résumé du conducteur et déterminer s’il est apte ou non à conduire en se conformant aux exigences en vigueur dans l’entreprise. Il devrait également ajouter le résultat de cette évaluation au dossier de qualifications du conducteur.

    Une copie du certificat médical valide du conducteur doit également être portée à son dossier. À défaut d’obtenir copie de ce certificat, un transporteur peut satisfaire à cette exigence en ajoutant au dossier du conducteur une copie de son permis de conduire valide et(ou) de son résumé tenu à jour.

    La forme que prend l’évaluation d’un conducteur peut varier, pouvant aller jusqu’à la tenue d’une entrevue d’évaluation formelle ou se limiter à la signature, par le conducteur, d’une déclaration faisant foi de la validité de son résumé. Le rapport d’évaluation porté au dossier du conducteur doit être daté et inclure la confirmation écrite du transporteur que le conducteur est apte à conduire. Le cas échéant, ce document doit être signé par le représentant du transporteur qui a mené l’évaluation du conducteur ou toute autre personne qui a confirmé ses aptitudes à la conduite.

  7. Procédures d’application progressive de mesures disciplinaires

    Le transporteur devrait établir des mesures disciplinaires de sévérité progressive pour les employés qui contreviennent aux restrictions relatives aux heures de service et à d’autres règlements. Ces mesures doivent être cohérentes avec les lois provinciales et fédérales.

    Les politiques et procédures écrites de l’entreprise en matière de discipline devraient être fournies aux employés et inclure une liste des mesures disciplinaires possibles, en ordre croissant de sévérité, et pouvant aller jusqu’à la mise à pied. Par exemple, le processus pourrait comporter quatre étapes prévoyant l’application progressive des mesures suivantes : avertissement verbal, avertissement écrit, suspension, et mise à pied.

    Le transporteur devrait porter chacun de ces événements au dossier du conducteur et s’assurer que :

    • tous les employés sont informés des quatre étapes du processus;
    • tout employé affecté par l’application d’une mesure disciplinaire est avisé par écrit de la prochaine mesure qui pourrait lui être imposée;
    • en cas de récidive, l’employé en est averti;
    • le processus est mis en application avec cohérence.
  8. Certificat de formation sur les matières dangereuses – élément pondéré d’une vérification en entreprise

Conducteur

Tout conducteur qui transporte des matières dangereuses doit détenir un certificat valide de formation sur les matières dangereuses, lequel peut lui être délivré par son employeur. Au Canada, ce certificat est valide pour une durée maximale de trois ans.

Transporteur

Chaque employeur qui délivre un certificat de formation sur les matières dangereuses doit en conserver une copie dans le dossier du conducteur au moins jusqu’à la fin des deux années suivant la date d’expiration dudit certificat.

Documentation additionnelle recommandée

En plus des documents requis déjà mentionnés, le ministère des Transports suggère que le transporteur garde les renseignements suivants dans le dossier de qualifications de chaque conducteur :

  • examens pratiques de conduite;
  • autres examens ou documents ayant servi à la formation et à l’évaluation de l’employé;
  • tests de dépistage de la consommation d’alcool ou de drogues (le dépistage de la consommation de drogues n’est pas exigé des transporteurs en territoire ontarien);
  • dossiers relatifs aux accidents et aux déclarations de culpabilité des conducteurs.

Procédures de signalement et de traitement des événements

Envisagez la formation d’un comité chargé d’enquêter sur l’ensemble des accidents, des collisions, des quasi-collisions et des autres événements lors desquels des employés ont subi des blessures ou lors desquels de l’équipement ou des marchandises ont été endommagés. Ce comité pourrait réunir des membres de l’administration et du personnel.

Tous les événements mentionnés ci-dessus devraient être soumis à l’examen du comité, quelle qu’ait été leur gravité. Une quasi-collision peut facilement entraîner une blessure ou un décès; et c’est pourquoi elle devrait être traitée avec le même sérieux qu’une collision.

Établissez et rédigez des procédures pour les employés impliqués dans une collision. Cette procédure peut inclure les éléments suivants :

  • actions à poser en cas de collision (plusieurs entreprises fournissent une trousse d’information à cet effet ainsi qu’une caméra);
  • marche à suivre pour transmettre dans les meilleurs délais toute l’information pertinente au comité chargé de l’analyse des événements;
  • formulaire de rapport d’événement;
  • personnes à contacter en cas d’urgence ainsi que leurs coordonnées.

Mesures correctives

Le comité peut formuler des recommandations basées sur les lignes directrices existantes concernant les accidents évitables et inévitables. Le comité devrait être en mesure de déceler des tendances lors de leur examen des événements qui lui sont signalés et de formuler des recommandations visant à prévenir l’occurrence d’autres événements semblables.

Les mesures correctives recommandées par le comité devraient également inclure la discussion des événements signalés lors de la prochaine réunion régulière portant sur la sécurité.

Évaluation des accidents

L’entreprise devrait compiler des statistiques et les conserver afin de mieux comprendre les causes des accidents impliquant ses employés et de prévenir les accidents. Les facteurs suivants pourraient être inclus dans ces statistiques :

  • jour de la semaine;
  • heure de la journée;
  • nombres d’heures de conduite consécutives accumulées au moment de l’accident;
  • âge du conducteur;
  • expérience du conducteur;
  • nature de l’accident : évitable ou inévitable;
  • lieu de l’accident; 
  • facteurs environnementaux, tels que les conditions météorologiques ou l’état de la route.

Politique relative à la toxicomanie

Le terme toxicomanie désigne la consommation habituelle ou excessive de substances licites telles que l’alcool ou de médicaments d’ordonnance ainsi que de drogues illicites. Envisagez d’instaurer une politique de tolérance zéro applicable à la consommation de toute substance susceptible d’altérer la capacité des employés à assumer les responsabilités inhérentes à leurs fonctions.

Mesures disciplinaires

En vous basant sur les données recueillies à propos des conducteurs, établissez des mesures disciplinaires et des procédures d’application de ces mesures. La sévérité de ces mesures doit être progressive et reposer sur le nombre, la gravité et le caractère évitable ou inévitable des événements (accidents ou autres) impliquant les employés visés pendant une période donnée. Ces mesures peuvent inclure des avertissements, une suspension, une formation d’appoint, et éventuellement, la mise à pied.

Avant l’application de toute mesure disciplinaire, les conducteurs visés doivent avoir été informés des politiques de l’entreprise en cette matière lors de leur orientation, d’une session de formation ou d’une réunion régulière portant sur la sécurité. Toute mesure disciplinaire, incluant les avertissements verbaux, doit être consignée dans le dossier de l’employé.

Conformation aux lois et aux règlements

Les entreprises qui réussissent le mieux sont celles qui procèdent à des vérifications régulières afin de s’assurer que toutes leurs activités sont conformes aux lois, politiques et procédures existantes. Des vérifications aléatoires peuvent être effectuées avant les réunions mensuelles ou trimestrielles portant sur la sécurité. Cela permettra à l’entreprise de rectifier les problèmes en temps opportun, de réduire le nombre d’accidents et de blessures et de minimiser les dépenses.

Procédez régulièrement à l’examen d’échantillons de dossiers de conducteurs afin d’en vérifier l’exactitude et la conformité. Assurez-vous que les conducteurs se conforment aux politiques et aux procédures établies, telles que l’inspection quotidienne de leur véhicule et l’arrimage adéquat de sa charge. Vérifiez aussi les dossiers d’entretien des véhicules pour vous assurer que les travaux d’entretien exigés sont bel et bien effectués.

Faites des évaluations annuelles du rendement des conducteurs et des véhicules, puis discutez de vos constatations avec les employés concernés.

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