Ministry of Transportation / Ministère des Transports
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Rapports D'inspection - Exigences Relatives À L'inspection Quotidienne (Ronde De Sécurité) Et À L'entretien Des Camions Et Remorques

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Aperçu

Les rapports d'inspection sont un moyen de communication entre les conducteurs, l'utilisateur et le service d'entretien de l'utilisateur. Les rapports servent à vérifier les inspections, à consigner les défectuosités, à signaler les défectuosités et, éventuellement, à vérifier les réparations. Chaque rapport est rempli immédiatement après une inspection.

Types de rapports d'inspection

Le présent document traite de deux types de rapports d'inspection :

  • Feuille de rapport quotidien (un seul rapport)
    Chaque rapport peut consister en une feuille contenant un rapport quotidien. Ce type de rapport peut être placé à la fin du journal des heures de service, dans une liasse dont on enlève une feuille chaque jour ou autres.
  • Carnet de rapports (plusieurs rapports)
    Le carnet de rapports est un livret qui contient des éléments pour chaque journée d'inspection du véhicule. Le carnet est assigné à un véhicule et peut demeurer dans le véhicule jusqu'à ce qu'il soit rempli. Les renseignements de base sur le véhicule sont inscrits une seule fois, sur la couverture ou ailleurs dans le carnet, qui peut aussi contenir la grille de vérification du véhicule.
  • Les renseignements donnés dans le présent document sur les rapports d'inspection s'appliquent aux deux types de rapports, à moins d'une mention particulière du type de rapport concerné. On trouvera plus loin des modèles de rapports.

Comment remplir un rapport d'inspection

Le conducteur est tenu de remplir et de signer un rapport lorsqu'il termine son inspection.

Si ce n'est pas le conducteur qui a mené l'inspection initiale, le conducteur et chaque conducteur subséquent doivent signer le rapport. Les rapports utilisés par plus d'un conducteur doivent comporter des lignes supplémentaires où les conducteurs subséquents pourront signer.

On peut inspecter un nombre indéfini de remorques et ajouter les renseignements relatifs à l'inspection au même rapport si celui-ci contient des lignes supplémentaires à cette fin.

Tous les renseignements prescrits dans le rapport doivent être inscrits au complet et avec exactitude.

Période de validité des rapports d'inspection

Le rapport qui certifie une inspection faite à l'aide de la grille de vérification 1 est valide pour 24 heures à compter de l'heure de l'inspection.

Obligation d'être en possession des rapports et de les produire

Le conducteur doit être en possession des rapports d'inspection et, sur demande, les présenter à un agent.

Le conducteur qui a rempli ou reçu un rapport concernant un camion et a également reçu un rapport distinct pour la remorque doit être en possession des deux rapports et en mesure de les produire.

Obligation de l'utilisateur de fournir des rapports aux conducteurs

L'utilisateur est tenu de fournir aux conducteurs des rapports d'inspection vierges.

Transmission des rapports valides à un autre conducteur

Le conducteur peut transmettre la copie originale valide du rapport à un autre conducteur qui travaille pour le même utilisateur. Le deuxième conducteur a l'obligation de soumettre le rapport à l'utilisateur.

Le conducteur peut transmettre un duplicata ou une reproduction manuscrite du rapport initial à un conducteur qui travaille pour un autre utilisateur. Dans ce cas, chaque conducteur doit soumettre le rapport à son utilisateur.

Le Code de la route n'oblige pas le conducteur à transmettre le rapport à un autre conducteur, qu'il travaille ou non pour le même utilisateur. Toutefois, un règlement contractuel ou d'emploi peut comporter l'obligation de transmettre le rapport à un autre conducteur.

Le conducteur qui reçoit un rapport d'inspection quotidienne valide ou un rapport d'inspection du dessous du véhicule ayant été effectuée par une autre personne peut considérer le rapport comme la preuve qu'une inspection en règle a été effectuée, à moins d'avoir un motif de croire le contraire.

Dépôt des rapports

Feuilles de rapport

Les rapports échus, y compris les rapports d'inspection du dessous du véhicule, sont acheminés à l'utilisateur dès que possible, soit au plus tard 20 jours après la dernière date à laquelle l'inspection était valide.

Les rapports sont acheminés aux locaux principaux de l'utilisateur ou encore au terminal ou à l'adresse administrative déterminé par celui-ci.

Carnets de rapports

Les carnets de rapports remplis ou dont la date de fin ou la période d'utilisation préétablie par l'utilisateur est passée sont acheminés aux locaux principaux de l'utilisateur ou encore au terminal ou à l'adresse administrative déterminé par celui-ci.

Rapport spécial produit par un agent

Le conducteur est tenu de soumettre un rapport d'inspection routière et un avis de soumettre le véhicule à l'inspection lorsque le rapport ou l'avis a été délivré par un agent d'application des lois ou un agent d'un gouvernement.

Ces rapports et avis sont acheminés à l'utilisateur dès que possible, soit au plus tard 20 jours après leur réception. L'utilisateur est tenu de conserver ces documents pendant deux ans.

Contenu des rapports d'inspection

Les feuilles et les carnets de rapports doivent contenir, au minimum, les éléments suivants :

  • le numéro et le lieu d'immatriculation du véhicule;
  • le nom de l'utilisateur;
  • la date et l'heure de l'inspection;
  • la ville, le village ou l'emplacement de la route où l'inspection a été effectuée;
  • le nom de la personne qui a effectué l'inspection, en caractères d'imprimerie;
  • le relevé du compteur kilométrique du véhicule utilitaire;
  • la liste des défectuosités majeures et mineures observées au cours de l'inspection, le cas échéant;
  • une déclaration selon laquelle aucune défectuosité majeure ou mineure n'a été constatée, le cas échéant;
  • les défectuosités majeures et mineures constatées au cours du trajet;
  • une déclaration, signée par la personne ayant effectué l'inspection, indiquant que le véhicule a été soumis à une inspection conforme au Règlement;
  • la signature de chaque conducteur n'ayant pas effectué l'inspection initiale.

La formulation des éléments peut être modifiée, pourvu que « le sens demeure semblable ». Toute formulation modifiée doit continuer d'indiquer ce que signifie l'information complète. Les utilisateurs sont libres d'ajouter des éléments et de les réorganiser.

Le ministère des Transports n'approuve pas les rapports d'inspection vierges à l'intention des utilisateurs. Les utilisateurs sont tenus de produire un rapport conforme aux exigences réglementaires. Un rapport conforme au présent document est également acceptable.

Combinaison du rapport et de la grille de vérification

Le rapport d'inspection et la grille de vérification peuvent être combinés en un seul document.

Combinaison du rapport et du journal des heures de service

Les utilisateurs qui choisissent de combiner les éléments du rapport d'inspection quotidienne sur la même page que les éléments du journal des heures de service doivent veiller à effectuer cette combinaison en pleine connaissance des exigences relatives aux éléments du rapport d'inspection quotidienne des véhicules et du journal des heures de service.

Par exemple, le rapport d'inspection quotidienne doit comprendre un relevé du compteur kilométrique. Dans le journal, le conducteur doit inscrire le relevé du compteur au début et à la fin du quart ou du voyage. De plus, si, au cours du voyage, le conducteur utilise le véhicule pour son transport personnel jusqu'à un lieu d'hébergement ou autres, il est tenu d'entrer les relevés du compteur au début et à la fin du trajet parcouru pour ses besoins personnels.

Par conséquent, la combinaison du rapport quotidien et du journal peut nécessiter jusqu'à cinq relevés du compteur, donc cinq lignes, si l'inspection quotidienne a été effectuée à un point différent du point de départ du conducteur et que le véhicule a servi à des fins personnelles au cours du voyage.

Si un véhicule ne sert jamais à des fins personnelles, il n'est pas nécessaire que le journal ou le rapport combinés prévoie des lignes supplémentaires pour ces relevés de compteur. En outre, si l'inspection du véhicule se fait toujours au point de départ ou au début du quart de travail du conducteur, on peut utiliser une case à cocher pour indiquer que le relevé du compteur s'applique à la fois à l'inspection et au point de départ du conducteur.

Exemples :

Relevé du compteur au début du quart du conducteur (entrer une valeur) et relevé du compteur au moment de l'inspection.
Relevé du compteur au début du quart du conducteur et au moment de l'inspection (entrer une valeur)

Autre exemple applicable à la combinaison du rapport d'inspection et du journal des heures de service : « heure de l'inspection du véhicule » et « heure de début du quart du conducteur ».

Où obtenir des rapports d'inspection

Le Ministère ne fournit pas de rapport. On peut copier et reproduire les exemples de rapports d'inspection quotidienne et d'inspection du dessous du véhicule offerts dans le présent document sans le consentement du Ministère. (Modèle de rapports, dans le format "Word" sont aussi disponible.) Certains organismes, associations et entreprises conçoivent et vendent ces documents.

Modèles de Rapports d'Inspection

Le format et la disposition du rapport d'inspection ne sont pas prescrits par la réglementation. Le règlement établit le minimum de renseignements qui doivent figurer au rapport.

Le rapport peut, au choix de l'utilisateur, contenir une grille de vérification et des renseignements supplémentaires.

Les feuilles de rapport peuvent être imprimées au verso des journaux d'heures de service.

Lorsque des renseignements prescrits, tels que le nom de l'utilisateur, le numéro d'immatriculation ou autres ne changent pas, ces renseignements peuvent être imprimés en permanence sur les feuilles de rapport.

On peut également imprimer le rapport accompagné de la grille de vérification du véhicule.

Les rapports ayant une forme autre qu'un carnet peuvent être produits en ensembles de copies carbone ou autres qui produisent automatiquement des copies supplémentaires lorsqu'on remplit la copie du dessus. Certains utilisateurs préfèrent utiliser des rapports en plusieurs exemplaires aux fins de distribution à l'interne. De plus, on peut transmettre une copie valide et lisible d'un tel rapport au conducteur suivant d'un véhicule tandis que la personne qui a inspecté le véhicule conserve l'original.

Une foule de variantes du rapport sont possibles, selon l'utilisation des véhicules et le personnel d'inspection. L'utilisateur est libre de créer le formulaire de rapport qui répond le mieux aux besoins de son exploitation. L'utilisateur peut aussi ajouter au rapport des éléments non prescrits par le règlement.

Dans les modèles qui suivent, on peut supprimer l'élément « Signature de chaque conducteur autre que la personne ayant fait l'inspection » si le véhicule n'est pas conduit par un autre conducteur que celui qui effectue l'inspection.

Modèles de feuille de rapport

Pour chacun des rapports examplaires suivants, l'information à être rassemblée est décrie.

Modèle 1 : Modèle de rapport pour un camion qui ne tracte pas de remorque.

(Modèle 1, en format de "Word")

Rapport journalier de l'inspection du véhicule - l'information à être enregistrée :

  • Nom de l'utilisateur
  • No / lieu d'immatriculation
  • Relevé du compteur kilométrique
  • Date / heure de l'inspection
  • Lieu de l'inspection
  • Nom de la personne ayant effectué l'inspection (en caractères d'imprimerie)
  • Vérifier un des suivants :
    • Aucune défectuosité majeure ou mineure décelée lors de l'inspection initiale
    • Défectuosités majeures ou mineures décelées lors de l'inspection initiale ou au cours du trajet
      (Si cette option est coche, procurez une description de la défectuosité)
  • signature procéder d'une déclaration « J'ai vérifié le véhicule qui conforme au règlement applicable »
  • Signature de chaque conducteur autre que la personne ayant fait l'inspection initiale

Modèle 2 : Modèle de rapport pour un camion qui tracte une seule remorque par jour.

(Modèle 2, en format de "Word")

Rapport journalier de l'inspection du véhicule - l'information à être enregistrée :

  • Nom de l'utilisateur
  • Tracteur : No / lieu d'immatriculation
  • Relevé du compteur kilométrique
  • Remorque : No / lieu d'immatriculation
  • Date / heure de l'inspection
  • Lieu de l'inspection
  • Nom de la personne ayant effectué l'inspection (en caractères d'imprimerie)
  • Pour chaque groupe tracteur et la remorque, coche un des suivants :
    • aucune défectuosité majeure ou mineure décelée lors de l'inspection initiale
    • défectuosités majeures ou mineures décelées lors de l'inspection initiale ou au cours du trajet
      (Si cette option est coche, procurez une description de la défectuosité)
  • signature procéder d'une déclaration « J'ai vérifié le véhicule qui conforme au règlement applicable »
  • Signature de chaque conducteur autre que la personne ayant fait l'inspection initiale du tracteur
  • Signature de chaque conducteur autre que la personne ayant fait l'inspection initiale de la remorque

Modèle 3 : Modèle de rapport pour un camion qui tracte deux remorques à des moments différents.

(Modèle 3, en format de "Word")

On peut ajouter d'autres remorques en reproduisant les éléments applicables à la remorque 2.
Rapport journalier de l'inspection du véhicule - l'information à être enregistrée :

  • Nom de l'utilisateur
  • Tracteur : No / lieu d'immatriculation
  • Relevé du compteur kilométrique
  • Remorque 1 :
    • No / lieu d'immatriculation
    • Date / heure de l'inspection
    • Lieu de l'inspection
  • Remorque 2 :
    • No / lieu d'immatriculation
    • Date / heure de l'inspection
    • Lieu de l'inspection
  • Nom de la personne ayant effectué l'inspection (en caractères d'imprimerie)
  • Pour chaque groupe tracteur, la remorque 1 et la remorque 2, coche un des suivants :
    • aucune défectuosité majeure ou mineure décelée lors de l'inspection initiale
    • défectuosités majeures ou mineures décelées lors de l'inspection initiale ou au cours du trajet
      (Si cette option est coche, procurez une description de la défectuosité)
  • signature procéder d'une déclaration « J'ai vérifié le véhicule qui conforme au règlement applicable »
  • signature procéder d'une déclaration « J'ai inspecté la remorque 2 conformément au règlement applicable »
  • Signature de chaque conducteur autre que la personne ayant fait l'inspection initiale du tracteur
  • Signature de chaque conducteur autre que la personne ayant fait l'inspection initiale de la remorque 1
  • Signature de chaque conducteur autre que la personne ayant fait l'inspection initiale de la remorque 2

Modèle 4 : Modèle de rapport pour un camion qui tracte deux remorques en même temps.

(Modèle 4, en format de "Word")

Rapport journalier de l'inspection du véhicule - l'information à être enregistrée :

  • Nom de l'utilisateur
  • Tracteur : No / lieu d'immatriculation
  • Relevé du compteur kilométrique
  • Remorque 1 : No / lieu d'immatriculation
  • Remorque 2 : No / lieu d'immatriculation
  • Date / heure de l'inspection
  • Lieu de l'inspection
  • Nom de la personne ayant effectué l'inspection (en caractères d'imprimerie)
  • Pour chaque groupe Tracteur, la remorque 1 et la remorque 2, coche un des suivants :
    • aucune défectuosité majeure ou mineure décelée lors de l'inspection initiale
    • défectuosités majeures ou mineures décelées lors de l'inspection initiale ou au cours du trajet
      (Si cette option est coche, procurez une description de la défectuosité)
  • signature procéder d'une déclaration « J'ai vérifié le véhicule qui conforme au règlement applicable »
  • Signature de chaque conducteur autre que la personne ayant fait l'inspection initiale du tracteur
  • Signature de chaque conducteur autre que la personne ayant fait l'inspection initiale de la remorque 1
  • Signature de chaque conducteur autre que la personne ayant fait l'inspection initiale de la remorque 2

Ce n’est pas une condition nécessaire que le chauffeur indique sur un rapport d’inspection si le défaut indiqué est major or mineur. Par contre, le transporteur peu ajouté au rapport d’inspection des lignes supplémentaires pour que le chauffeur puisse indique si le défaut est majeur ou mineur.

l'information à être enregistrée :

  • Ulitliser une coche pour indiquer les résultats de l'inspection initiale :
    • Aucune défectuosité majeure décelée
    • Aucune défectuosité mineure décelée
  • Utiliser une coche pour indiquer les résultats en route :
    • Aucune défectuosité majeure décelée
    • Aucune défectuosité mineure décelée
  • procurez une description des défectuosités mineures décelées à l'inspection initiale
  • procurez une description des défectuosités majeures décelées à l'inspection initiale
  • procurez une description des défectuosités mineures décelées au cours du trajet
  • procurez une description des défectuosités majeures décelées au cours du trajet

Attestation des réparations

Les utilisateurs de l'Ontario peuvent inclure aux rapports d'inspection une section sur l'attestation des réparations pour faire le suivi des défectuosités et des réparations.

Lorsqu'un rapport mentionne une défectuosité et que la défectuosité a été réparée sans que l'utilisateur n'émette de demande de réparation distincte, la réparation et les pièces utilisées doivent être notées dans le rapport. Dans ce cas, le rapport devient un registre d'entretien à conserver pendant deux ans.

Un rapport qui mentionne que les défectuosités décelées ne nécessitent pas de réparation ou qu'il n'y a, en fait, pas de défectuosité, est également conservé pendant deux ans.

Cette disposition s'applique, que le rapport contienne ou non une section sur l'attestation des réparations.

Modèle d'attestation des réparations

(Modèle d'attestation des réparations, en format de "Word")

L'information à être enregistrée :

  • Signature de la personne qui a, selon le cas, réparé la défectuosité, déterminé qu'aucune réparation n'était nécessaire ou déclaré qu'il n'y avait pas de défectuosité.
  • date
  • Signature du conducteur
  • date

Modèle de carnet de rapports

Un carnet de rapports ne peut être utilisé que pour un véhicule qui retourne à la fin de la journée à un endroit où l'utilisateur a accès au véhicule et au carnet. L'utilisateur doit être en mesure de présenter le carnet à un agent qui en fait la demande. En outre, les défectuosités consignées dans le carnet doivent être signalées à l'utilisateur verbalement, au téléphone ou par un autre moyen si le carnet n'est pas remis en main propre à l'utilisateur à titre d'avis de la présence d'une défectuosité.

Le conducteur doit avoir en sa possession le carnet de rapports et le présenter à un agent. Si la grille de vérification n'est pas contenue dans le carnet, le conducteur est tenu d'avoir en sa possession et de présenter la grille applicable.

Les renseignements qui suivent doivent être imprimés sur le carnet où à l'intérieur de celui-ci : le nom de l'utilisateur, le numéro et le lieu d'immatriculation du véhicule.

Les éléments d'information facultatifs imprimés sur le carnet ou à l'intérieur de celui-ci peuvent comprendre, par exemple : le numéro de l'unité, le numéro d'identification du véhicule, la marque et l'année du véhicule et la période couverte, du (entrer une valeur) au (entrer une valeur)

Pour préparer un livre de rapport, dessiné une table de numéros à colonnes verticales; plusieurs colonnes sont nécessaires, vous devriez peut-être utiliser deux pages; page droite et gauche, faisant face aux pages du livre. Les détails de chaque inspection sont entrés sur une rangée separée (ligue horizontale) de cette page.

Modèle 5 : de carnet de rapports pour un camion qui tracte une remorque

(Modèle 5, en format de "Word")

Si le camion ne tracte pas de remorque, on peut supprimer les colonnes concernant la remorque. Si l'inspection de la remorque se fait à un moment ou à un lieu différent de celle du camion, ou que le camion tracte une deuxième remorque au cours de la journée, consignez l'inspection de la remorque sur une ligne distincte.

Chaque rangé d'information représente une journée différente. L'information à être enregistrée sur la page gauche, en format colonnade.

  • Date de l'inspection
  • Heure de l'inspection
  • Lieu de l'inspection
  • Relevé du compteur kilométrique (tracteur)
  • Inscrivez X si la remorque a été inspectée en même temps que le tracteur
  • Numéro d'immatriculation de la remorque / lieu d'immatriculation
  • Nom de la personne ayant effectué l'inspection (en caractères d'imprimerie)

L'information à être enregistrée sur la page droite, en format colonnade.

  • Signature indique l'accord avec la déclaration « J'ai vérifié le véhicule qui conforme au règlement applicable »
  • Défectuosités majeures ou mineures décelées lors de l'inspection initiale ou au cours du trajet
    Si aucune défectuosité n'a été décelée, inscrivez X
  • Signature de chaque conducteur autre que la personne ayant fait l'inspection initiale

Modèle 6 : de carnet de rapports pour un camion qui ne tracte pas de remorque

(Modèle 6, en format de "Word")

Au début de chaque page, inscriver l'année et le mois, Chaque rangée d'information, représente une rangée différente; les rangés devraient être numérotées de 1 à 31. Information additionnelle à être enregistrée sur le côté gauche de la page, en format colonnade.

  • Heure de l'inspection
  • Lieu de l'inspection
  • Relevé du compteur kilométrique
  • Nom de la personne ayant effectué l'inspection (en caractères d'imprimerie)
  • Signature indique l'accord avec la déclaration « J'ai vérifié le véhicule qui conforme au règlement applicable »

L'information à être enregistrée sur la page droite, en format colonnade.

  • Défectuosités majeures ou mineures décelées lors de l'inspection initiale ou au cours du trajet
    Si aucune défectuosité n'a été décelée, inscrivez X
  • Signature de chaque conducteur autre que la personne ayant fait l'inspection initiale

Modèle d'éléments facultatifs pour les deux types de carnets de rapports

L'information à être enregistrée, en format colonnade :

  • Défectuosités signalées à (en caractères d'imprimerie)
  • Élément réparé ou sans réparation nécessaire
  • Date des réparations
  • Nom en caractères d'imprimerie et signature du réparateur
  • Numéro de bon de travail ou de dossier

Modèle d'attestation des réparations

(Modèle d'attestation des réparations, en format de "Word")

L'information à être enregistrée :

  • Signature de la personne qui a, selon le cas, réparé la défectuosité, déterminé qu'aucune réparation n'était nécessaire ou déclaré qu'il n'y avait pas de défectuosité.
  • date
  • Signature du conducteur
  • date

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